در نامه وزیر بهداشت به رؤسای دانشگاه‌های علوم پزشکی  آمده است: همه موارد بستری و یا فوت شده که با تشخیص پزشک معالج به‌عنوان مبتلا به بیماری کوویدــ‌19 تشخیص داده شده‌اند، اما نتیجه آزمایش آنها مثبت نیست به‌عنوان محتمل تلقی شود و لازم است تمام تصاویر رادیولوژیک و نتایج آزمایش‌های پاراکلینیک آنها در پرونده کاغذی و الکترونیک به‌گونه‌ای در سیستم HIS بیمارستان ثبت شود که قابلیت بازبینی و رهگیری در آینده را داشته باشد.

نمکی همچنین در این نامه تأکید کرده است: همه موارد مثبت آزمایشگاهی ابتلا و فوت به‌صورت روزانه (حتی روزهای تعطیل) به مرکز مدیریت بیماری‌های واگیر اعلام تا توسط سخنگوی این وزارتخانه اطلاع‌رسانی شود. بدیهی است هرگونه اشتباهی در اعلام تعداد موارد به‌عهده مسئولین دانشگاه خواهد بود.

متن کامل این نامه به‌شرح زیر است:

همان‌گونه که مطلع هستید از مهمترین و ارزشمندترین اقداماتی که از زمان شروع همه‌گیری بیماری کوویدــ‌19 در کشور صورت گرفته، موضوع جمع‌آوری اطلاعات مربوط به بیماری و انتشار دقیق و صحیح آمار مربوطه برای مسئولین عالی‌رتبه کشور و ارائه آن در سطح بین‌المللی و مردم کشورمان است. از ابتدای شروع همه‌گیری تاکنون برای اکثریت قریب به اتفاق بیماران بستری و فوت‌شده مشکوک به این بیماری آزمایش تشخیصی PCR به عمل آمده و با توجه به نتایج مشخص‌شده، لازم است یک تیم تحت نظر جناب‌عالی/ سرکارعالی تشکیل و اقدامات زیر انجام شود:

1. مرکز مدیریت بیماری‌های واگیر، موارد آزمایش مثبت مربوط به آن دانشگاه/ دانشکده را تا تاریخ 1399/1/31 ارسال خواهد کرد و دانشگاه /دانشکده مکلف است این موارد را ظرف مدت 48 ساعت با پرونده بیماران تطبیق داده و در پرونده کاغذی و الکترونیک آنها درج کند. این اقدام برای همه بیماران اعم از موارد ترخیص‌شده، بستری فعلی و افراد فوت‌شده اجباری بوده و ضروری است با دقت و حساسیت کامل انجام شود. بدیهی است برای اعلام رسمی این موارد نتیجه آزمایش مثبت الزامی است.

2. همه موارد بستری و یا فوت‌شده که با تشخیص پزشک معالج به‌عنوان مبتلا به بیماری کوویدــ‌19 تشخیص داده شده‌اند، اما نتیجه آزمایش آنها مثبت نیست به‌عنوان محتمل تلقی شود و لازم است تمام تصاویر رادیولوژیک و نتایج آزمایش‌های پاراکلینیک آنها در پرونده کاغذی و الکترونیک به‌گونه‌ای در سیستم HIS بیمارستان ثبت شود که قابلیت بازبینی و رهگیری در آینده را داشته باشد.

3. همه موارد مثبت آزمایشگاهی ابتلا و فوت به‌صورت روزانه (حتی روزهای تعطیل) به مرکز مدیریت بیماری‌های واگیر اعلام شود تا توسط سخنگوی این وزارت اطلاع‌رسانی شود. بدیهی است هرگونه اشتباهی در اعلام تعداد موارد به‌عهده مسئولین دانشگاه/ دانشکده خواهد بود.

4. همه موارد مثبت آزمایش مولکولی از بیماران کرونایی فوت‌شده حتماً با درج کد ملی به‌صورت روزانه (حتی در ایام تعطیل) در سیستم پورتال و مرکز مدیریت بیماری‌های واگیر تا ساعت 11 هر روز بر اساس پروتکل ابلاغی 2892/110/د مورخ 1398/12/10 ثبت شود. بدیهی است هرگونه تأخیر در این زمینه قابل قبول نبوده و مسئولیت اشتباه درج و اعلام به‌عهده مسئولین دانشگاه/ دانشکده خواهد بود. جواب نمونه‌ها روزانه ثبت شود و از تجمیع ثبت نمونه‌های چندروزه و اعلام آن خودداری شود. لازم به ذکر است مشکلات فنی آزمایشگاه‌های آن دانشگاه بلافاصله به آزمایشگاه مرجع سلامت وزارت اطلاع داده شود.

5. دانشگاه / دانشکده موظف است ظرف مدت یک هفته پس از تصحیح ثبت اطلاعات در سامانه HIS بیمارستان‌ها و سامانه‌های پیش‌گفت، لیست بیماران کرونایی و فوتی مثبت خود را با ثبت احوال و آرامستان‌های تحت پوشش آن دانشگاه/ دانشکده هماهنگ کند. بدیهی است صرفاً موارد فوتی قطعی در سیستم پورتال که نتیجه آزمایش مثبت ضمیمه آن باشد به‌عنوان نتیجه قطعی توسط رئیس /سرپرست دانشگاه / دانشکده به مسئولین ارشد استان اعلام شود.